EXW là gì? Hướng dẫn toàn diện Incoterms 2020 cho doanh nghiệp

Bạn đang băn khoăn EXW là gì và liệu có phải là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp mình? Trong thế giới xuất nhập khẩu đầy phức tạp, việc chọn đúng điều kiện Incoterms có thể quyết định đến lợi nhuận và sự thành bại của cả một lô hàng. Nhiều doanh nghiệp bị hấp dẫn bởi mức giá chào bán EXW (Ex Works) ban đầu có vẻ rất rẻ, nhưng lại không lường hết được những gánh nặng chi phí và rủi ro tiềm ẩn phía sau.

Bài viết này sẽ giải thích cặn kẽ điều kiện Ex Works Incoterms 2020, từ trách nhiệm, chi phí đến rủi ro tiềm ẩn. Hãy cùng Tuyền Logistics khám phá khi nào nên chọn EXW để biến nó thành lợi thế cạnh tranh, thay vì một gánh nặng chi phí không đáng có cho doanh nghiệp của bạn.

🎯 EXW là gì? Định nghĩa dễ hiểu nhất cho chủ doanh nghiệp

Khái niệm cốt lõi của Ex Works (Giao hàng tại xưởng)

EXW, viết tắt của “Ex Works” (Giao hàng tại xưởng), là một trong 11 điều kiện thương mại quốc tế được quy định trong Incoterms 2020. Theo điều kiện này, trách nhiệm của người bán là tối thiểu nhất: họ chỉ cần chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và sẵn sàng giao hàng tại cơ sở của mình (ví dụ: nhà máy, kho xưởng).

Điểm mấu chốt cần nhớ: người bán không có trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải do người mua chỉ định, cũng như không cần làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Mọi việc sau khi hàng được đặt tại “cửa xưởng” đều do người mua đảm nhận.

Ẩn dụ đời thường: Mua hàng EXW giống như bạn đến tận kho lấy hàng và tự lo mọi việc sau đó

Để dễ hình dung EXW là gì trong xuất nhập khẩu, hãy tưởng tượng bạn mua một chiếc tủ lạnh trực tiếp tại kho của nhà sản xuất.

Người bán (Nhà sản xuất): Chỉ cần xuất phiếu, chỉ cho bạn chiếc tủ lạnh đã được đóng thùng carton cẩn thận và đặt ở một góc kho. Nhiệm vụ của họ đến đây là hết.
Bạn (Người mua): Phải tự mình tìm người, mang xe đẩy vào kho để lấy tủ lạnh, tự bốc nó lên xe tải của mình, tự thuê xe chở về nhà, và tự lo mọi giấy tờ liên quan.

Mua hàng theo điều kiện EXW cũng tương tự như vậy. Bạn phải tự lo toàn bộ quá trình vận chuyển, từ việc bốc hàng tại kho người bán cho đến khi hàng về đến kho của mình.

Cách viết đúng chuẩn trong hợp đồng: EXW [Địa điểm giao hàng cụ thể], Incoterms® 2020

Để tránh mọi tranh chấp sau này, việc ghi rõ địa điểm giao hàng là cực kỳ quan trọng. Địa điểm này phải thật cụ thể, ví dụ như số nhà, tên đường, thành phố, quốc gia.

Ví dụ: EXW No. 123, Street ABC, Binh Duong Province, Vietnam, Incoterms® 2020

Việc ghi rõ “Incoterms® 2020” giúp xác định phiên bản quy tắc được áp dụng, vì mỗi phiên bản có thể có những điểm khác biệt nhỏ.

⚖️ Phân chia trách nhiệm người bán – người mua trong EXW: Ai làm gì?

Hiểu rõ sự phân chia trách nhiệm là chìa khóa để tránh các tranh chấp không đáng có. Với EXW, sự phân chia này rất rõ ràng: người bán làm ít nhất, người mua làm nhiều nhất.

Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa EXW (Minh họa bằng text)

Để dễ hình dung, Tuyền Logistics xin phác thảo quy trình cơ bản của một lô hàng EXW:

[Kho người bán] → Bốc hàng lên xe tải → Vận tải nội địa nước XK → Làm thủ tục hải quan XK → Chi phí tại cảng đi (THC, seal...) → Vận tải quốc tế (Biển/Hàng không) → Chi phí tại cảng đến → Làm thủ tục hải quan NK → Vận tải nội địa nước NK → Dỡ hàng tại kho người mua

Trách nhiệm người bán: Chỉ dừng lại ở [Kho người bán].
Trách nhiệm người mua: Bắt đầu từ Bốc hàng lên xe tải cho đến hết.

👨‍💼 Trách nhiệm của người bán (The Seller): Tối thiểu nhưng cực kỳ quan trọng

Dù trách nhiệm ít, người bán vẫn phải hoàn thành tốt các nghĩa vụ sau để tránh rắc rối:

Chuẩn bị hàng hóa: Giao đúng hàng, đúng số lượng, chất lượng như trong hợp đồng.
Đóng gói và dán nhãn: Đảm bảo hàng hóa được đóng gói phù hợp với phương thức vận chuyển và được dán nhãn rõ ràng.
Cung cấp chứng từ: Giao cho người mua hóa đơn thương mại và các chứng từ cần thiết (theo hợp đồng) để người mua có thể nhận hàng.
Thông báo cho người mua: Báo cho người mua biết thời gian và địa điểm hàng hóa đã sẵn sàng để giao.

👩‍💼 Trách nhiệm của người mua (The Buyer): Gánh vác gần như toàn bộ chuỗi cung ứng

Đây là phần việc nặng nề nhất và cũng là nơi phát sinh nhiều rủi ro nhất. Trách nhiệm người mua EXW bao gồm:

Nhận hàng: Chịu trách nhiệm nhận hàng tại cơ sở của người bán.
Bốc hàng: Tự thuê phương tiện và nhân công để bốc hàng lên xe vận tải. Đây là điểm chuyển giao rủi ro.
Vận chuyển: Tổ chức và chi trả toàn bộ chi phí cho các chặng vận tải (nội địa nước xuất khẩu, quốc tế, nội địa nước nhập khẩu).
Thủ tục hải quan: Thực hiện và chịu mọi chi phí, rủi ro liên quan đến thủ tục hải quan EXW ở cả hai đầu xuất khẩu và nhập khẩu.
Rủi ro: Chịu mọi rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa kể từ thời điểm hàng được đặt dưới quyền định đoạt của mình tại cơ sở người bán.
Mua bảo hiểm hàng hóa: Người mua nên mua bảo hiểm cho toàn bộ chặng đường để phòng ngừa rủi ro.

💰 Chi phí và Rủi ro trong điều kiện EXW: Những điều “mất tiền” cần biết trước

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá EXW là gì mà quên mất tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership). Đây là một sai lầm nghiêm trọng.

Các loại chi phí người mua phải trả khi chọn giá EXW

Khi nhận báo giá EXW, bạn phải cộng thêm tất cả các chi phí sau để ra được giá vốn hàng bán thực tế:

Chi phí bốc hàng lên phương tiện vận tải tại xưởng người bán.
Phí vận chuyển nội địa từ xưởng người bán ra cảng/sân bay.
Các loại phí địa phương tại cảng xuất (Local charges): Phí THC, phí niêm phong (seal), phí chứng từ (document),…
Phí làm thông quan xuất khẩu và các loại thuế phí liên quan (nếu có).
Cước vận tải quốc tế (đường biển hoặc hàng không).
Phí bảo hiểm hàng hóa.
Các loại phí địa phương tại cảng nhập.
Phí làm thông quan nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế VAT.
Phí vận chuyển nội địa từ cảng/sân bay về kho của bạn.
Chi phí dỡ hàng.

Rủi ro lớn nhất khi mua hàng EXW là gì? Đặc biệt là khâu thủ tục hải quan xuất khẩu

Cái bẫy lớn nhất và tốn kém nhất đối với người mua hàng EXW chính là khâu làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Vì người mua không phải là một pháp nhân tại nước xuất khẩu, họ không thể tự mình đứng ra làm thủ tục này. Họ buộc phải thuê một công ty dịch vụ logistics hoặc một đơn vị môi giới hải quan tại nước đó.

Vấn đề phát sinh khi:

Người bán không hợp tác hoặc không cung cấp đủ các giấy tờ cần thiết (giấy phép xuất khẩu, chứng nhận chất lượng…).
Người mua không tìm được một đối tác logistics đáng tin cậy tại nước xuất khẩu.

Nếu không thể thông quan xuất khẩu, lô hàng sẽ bị “kẹt” lại, gây ra chi phí lưu kho, lưu bãi khổng lồ và có thể làm đổ vỡ toàn bộ kế hoạch kinh doanh.

Bài học xương máu: Một câu chuyện về lô hàng bị “kẹt” tại nước xuất khẩu do không am hiểu thủ tục khi mua EXW

Tại Tuyền Logistics, chúng tôi từng tiếp nhận một trường hợp “cầu cứu” từ một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu linh kiện điện tử từ một nhà cung cấp nhỏ ở Thâm Quyến, Trung Quốc theo điều kiện EXW. Vì giá EXW rất tốt, họ đã vội vàng ký hợp đồng.

Khi hàng đã sẵn sàng, họ mới nhận ra rằng nhà cung cấp không có kinh nghiệm và cũng không có giấy phép xuất khẩu cho mặt hàng đó. Họ từ chối hỗ trợ làm thủ tục. Doanh nghiệp Việt Nam đã phải mất gần 2 tuần để tìm kiếm một đơn vị dịch vụ tại Thâm Quyến, thương lượng và trả thêm một khoản phí không nhỏ để “hợp thức hóa” lô hàng. Chi phí phát sinh đã làm cho giá vốn lô hàng còn cao hơn cả khi mua theo điều kiện FOB.

🤔 So sánh EXW với các điều kiện phổ biến khác: FOB và FCA

Để biết khi nào nên dùng EXW, việc so sánh EXW và FOB hay FCA là vô cùng cần thiết.

EXW vs. FOB: Khi nào nên chọn “tự lo” và khi nào nên để người bán giao hàng lên tàu?

Tiêu chí	EXW (Ex Works)	FOB (Free On Board)
Trách nhiệm người bán	Tối thiểu: Giao hàng tại xưởng.	Giao hàng lên tàu tại cảng đi.
Bốc hàng lên xe tải	Người mua lo.	Người bán lo.
Vận tải nội địa (XK)	Người mua lo.	Người bán lo.
Thủ tục hải quan XK	Người mua lo.	Người bán lo.
Chuyển giao rủi ro	Tại xưởng của người bán.	Khi hàng đã ở trên boong tàu.
Ai nên dùng?	Người mua có kinh nghiệm, có đại diện hoặc đối tác logistics mạnh tại nước xuất khẩu.	Người mua muốn người bán lo toàn bộ thủ tục tại nước xuất khẩu, chỉ cần thuê tàu.

Lời khuyên: Nếu bạn là doanh nghiệp mới hoặc không có mạng lưới tại nước xuất khẩu, FOB thường là lựa chọn an toàn hơn rất nhiều so với EXW.

EXW vs. FCA: Một bước cải tiến nhỏ của người bán, lợi ích lớn cho người mua

FCA (Free Carrier) là một điều kiện linh hoạt và thường được xem là sự thay thế hoàn hảo cho EXW trong nhiều trường hợp.

Điểm khác biệt chính: Với FCA, người bán có trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải do người mua chỉ định VÀ làm luôn thủ tục hải quan xuất khẩu.
Lợi ích cho người mua: Điều này đã loại bỏ được rủi ro lớn nhất của EXW là khâu thông quan xuất khẩu. Người mua vẫn chủ động trong việc thuê vận tải quốc tế nhưng không còn phải lo lắng về các thủ tục phức tạp ở nước ngoài.

Nếu bạn muốn kiểm soát việc vận chuyển nhưng ngại rủi ro về thủ tục, hãy đàm phán với nhà cung cấp để chuyển từ EXW sang FCA.

💡 Hướng dẫn sử dụng điều kiện EXW hiệu quả cho doanh nghiệp Việt Nam

EXW không hoàn toàn xấu, nó sẽ là một công cụ đắc lực nếu được sử dụng đúng cách và đúng đối tượng.

Checklist 5 câu hỏi phải trả lời trước khi quyết định mua hàng theo giá EXW

Kinh nghiệm: Bạn có thực sự am hiểu về logistics và quy trình xuất nhập khẩu tại nước của người bán không?
Đối tác: Bạn có một công ty giao nhận (freight forwarder) hoặc đối tác logistics đáng tin cậy tại nước xuất khẩu để thay mặt bạn lo mọi thủ tục không?
Chi phí: Bạn đã tính toán tất cả các chi phí phát sinh để có được tổng chi phí cuối cùng chưa? Liệu nó có thực sự rẻ hơn FOB hay FCA không?
Rủi ro: Bạn có lường trước được những rủi ro về thủ tục hải quan, giấy phép và có phương án dự phòng không?
Hợp tác: Người bán có thiện chí hợp tác cung cấp các chứng từ cần thiết cho việc xuất khẩu không?

Nếu bất kỳ câu trả lời nào là “Không” hoặc “Không chắc chắn”, bạn nên cân nhắc lại việc sử dụng EXW.

Doanh nghiệp nào nên và không nên sử dụng EXW?

✅ Doanh nghiệp NÊN sử dụng EXW:

Các tập đoàn đa quốc gia có văn phòng hoặc công ty con tại nước xuất khẩu.
Các doanh nghiệp lớn có mạng lưới logistics toàn cầu và các hợp đồng vận chuyển riêng.
Doanh nghiệp muốn gom hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau tại một quốc gia để đóng chung vào một container. EXW giúp họ chủ động điều phối việc này.

❌ Doanh nghiệp KHÔNG NÊN sử dụng EXW:

Doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp không có kinh nghiệm hoặc không có đối tác logistics tin cậy tại nước xuất khẩu.
Doanh nghiệp mua hàng từ các nhà cung cấp nhỏ, thiếu kinh nghiệm xuất khẩu.

Mẹo đàm phán với người bán để được hỗ trợ tốt hơn dù mua theo điều kiện EXW

Nếu buộc phải mua EXW, bạn vẫn có thể thương lượng để giảm thiểu rủi ro. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, Tuyền Logistics khuyên bạn:

Thỏa thuận về việc bốc hàng: Yêu cầu người bán hỗ trợ bốc hàng lên xe của bạn và bạn sẽ trả chi phí cho việc này. Điều này cần được ghi rõ trong hợp đồng.
Làm rõ về chứng từ: Liệt kê tất cả các chứng từ bạn cần cho việc thông quan xuất khẩu (giấy phép, C/O,…) và yêu cầu người bán cam kết cung cấp đầy đủ, kịp thời.
Yêu cầu thông tin liên hệ: Xin thông tin của một đơn vị dịch vụ hải quan địa phương mà người bán tin tưởng để bạn có thể liên hệ làm việc.

Tóm lại, EXW là gì? Đó là điều kiện giao hàng đặt gần như toàn bộ trách nhiệm và rủi ro lên vai người mua. Mặc dù mang lại sự chủ động tối đa trong việc kiểm soát chuỗi cung ứng và chi phí, nó chỉ thực sự phù hợp với các doanh nghiệp có kinh nghiệm và đối tác logistics tin cậy tại nước xuất khẩu. Hiểu rõ bản chất của EXW chính là chìa khóa để bảo vệ lợi ích và tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu của bạn.

Bạn vẫn chưa chắc chắn EXW, FOB hay FCA là lựa chọn tốt nhất cho lô hàng sắp tới? Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics để nhận được tư vấn chuyên sâu và hoàn toàn miễn phí!
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn