Incoterm là gì? Giải mã 11 điều kiện & cách tối ưu giao dịch quốc tế

Giao dịch quốc tế của bạn có bao giờ gặp trục trặc vì không rõ ai chịu phí vận chuyển, ai lo thủ tục hải quan và rủi ro thuộc về ai khi hàng hóa hư hỏng? Nếu câu trả lời là có, bạn không hề đơn độc. Đây chính là những “điểm mù” rủi ro trong thương mại quốc tế. May mắn thay, Incoterm là gì – chính là “luật chơi” được cả thế giới công nhận để giải quyết tất cả những vấn đề này.

Bài viết này sẽ giải mã 11 quy tắc Incoterms 2020 một cách đơn giản nhất, giúp doanh nghiệp bạn lựa chọn điều kiện phù hợp, tránh rủi ro và tối ưu chi phí trong mọi lô hàng xuất nhập khẩu.

Incoterms là gì mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải biết?

Đối với bất kỳ ai làm trong ngành logistics hay xuất nhập khẩu, Incoterms là một thuật ngữ không thể không biết. Nó là nền tảng của mọi giao dịch, quyết định đến tiền bạc, rủi ro và trách nhiệm của cả người mua và người bán.

Định nghĩa Incoterms dễ hiểu: “Tấm bản đồ” trách nhiệm trong thương mại quốc tế

Hiểu một cách đơn giản, Incoterms (International Commercial Terms – Các điều khoản thương mại quốc tế) là một bộ các quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành. Nó quy định rõ ràng các nghĩa vụ, chi phí và rủi ro liên quan đến việc chuyển giao hàng hóa từ người bán sang người mua.

Hãy tưởng tượng Incoterms như một tấm bản đồ chi tiết cho một lô hàng:

Điểm xuất phát: Ai chịu trách nhiệm bốc hàng lên xe tải tại kho người bán?
Chặng đường chính: Ai trả tiền vận chuyển quốc tế? Ai mua bảo hiểm cho hàng hóa?
Thủ tục hai đầu: Ai làm thủ tục hải quan xuất khẩu và nhập khẩu?
Điểm chuyển giao rủi ro: Rủi ro về mất mát hay hư hỏng hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua tại thời điểm nào, ở đâu?

Bằng cách chọn một trong 11 điều kiện Incoterms, cả hai bên đã thống nhất trước câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên, tránh được những tranh chấp tốn kém sau này.

Vai trò cốt lõi: Tại sao Incoterms là “xương sống” của hợp đồng ngoại thương?

Trong xuất nhập khẩu, vai trò của Incoterms là không thể thay thế. Nó chính là “xương sống” của hợp đồng ngoại thương, giúp:

Phân chia rõ ràng trách nhiệm: Quy định ai làm gì, từ việc đóng gói hàng hóa, thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan cho đến dỡ hàng.
Phân chia chi phí chính xác: Xác định bên nào sẽ chịu các chi phí nào (chi phí vận tải, bốc dỡ, bảo hiểm, thuế quan…).
Xác định điểm chuyển giao rủi ro: Đây là điểm quan trọng nhất. Incoterms chỉ rõ thời điểm mà rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua.
Giảm thiểu tranh chấp: Khi mọi thứ đã rõ ràng, các hiểu lầm và tranh cãi không đáng có sẽ được hạn chế tối đa.

Quan niệm sai lầm: Incoterms không phải là luật, vậy nó là gì?

Một hiểu lầm phổ biến là coi Incoterms như một bộ luật. Thực tế, Incoterms không phải là luật. Chúng là một bộ tập quán thương mại quốc tế được công nhận rộng rãi.

Việc áp dụng Incoterms là hoàn toàn tự nguyện. Chúng chỉ có hiệu lực khi được các bên đồng ý và ghi rõ trong hợp đồng. Ví dụ: “CIF Cảng Cát Lái, TP.HCM, Việt Nam Incoterms® 2020”. Nếu không có thỏa thuận này, các quy tắc Incoterms sẽ không được áp dụng.

“Giải mã” 11 điều kiện Incoterms 2020 (Phiên bản mới nhất)

Phiên bản Incoterms 2020 là phiên bản mới nhất, bao gồm 11 quy tắc. Để dễ dàng lựa chọn, ICC đã phân loại Incoterms thành hai nhóm dựa trên phương thức vận tải.

Phân loại Incoterms thông minh: 2 nhóm quy tắc cho mọi phương thức vận tải

Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi sai cơ bản, ví dụ như áp dụng một quy tắc chỉ dành cho đường biển vào một lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không.

Nhóm 1: Gồm 7 quy tắc áp dụng cho mọi phương thức vận tải (đường bộ, đường sắt, hàng không, đường biển, vận tải đa phương thức).
Nhóm 2: Gồm 4 quy tắc chỉ áp dụng cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa.

Nhóm 1: 7 quy tắc áp dụng cho MỌI phương thức vận tải (đường biển, hàng không, bộ, sắt)

Đây là nhóm linh hoạt nhất, phù hợp với cả hàng hóa container và vận tải đa phương thức.

EXW (Ex Works) – Giao tại xưởng:
- Nghĩa vụ của người bán: Tối thiểu nhất. Người bán chỉ cần chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng tại cơ sở của mình (xưởng, kho).
- Trách nhiệm người mua: Chịu toàn bộ chi phí và rủi ro từ việc nhận hàng tại xưởng của người bán cho đến khi hàng về đến đích.
FCA (Free Carrier) – Giao cho người chuyên chở:
- Nghĩa vụ của người bán: Giao hàng, đã thông quan xuất khẩu, cho người chuyên chở do người mua chỉ định tại một địa điểm cụ thể.
- Chuyển giao rủi ro: Rủi ro được chuyển giao khi người bán hoàn thành việc giao hàng cho người chuyên chở đầu tiên.
CPT (Carriage Paid To) – Cước phí trả tới:
- Nghĩa vụ của người bán: Ký hợp đồng và trả cước phí vận tải để chở hàng đến địa điểm đích đã thỏa thuận.
- Chuyển giao rủi ro: Rủi ro được chuyển giao từ người bán sang người mua khi hàng được giao cho người chuyên chở đầu tiên, chứ không phải khi hàng đến đích.
CIP (Carriage and Insurance Paid To) – Cước phí và bảo hiểm trả tới:
- Tương tự CPT, nhưng người bán có thêm trách nhiệm mua bảo hiểm cho rủi ro của người mua trong quá trình vận chuyển. Theo Incoterms 2020, người bán phải mua bảo hiểm ở mức cao nhất (Điều khoản A của Viện Bảo hiểm London).
DAP (Delivered at Place) – Giao tại địa điểm:
- Nghĩa vụ của người bán: Giao hàng đến địa điểm đích đã thỏa thuận, sẵn sàng để dỡ xuống từ phương tiện vận tải.
- Trách nhiệm người bán: Chịu mọi rủi ro cho đến khi hàng đến địa điểm đích. Người mua chịu trách nhiệm dỡ hàng và làm thủ tục nhập khẩu.
DPU (Delivered at Place Unloaded) – Giao tại địa điểm đã dỡ xuống:
- Đây là điểm mới của Incoterms 2020. Người bán chịu trách nhiệm giao hàng, dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải và đặt hàng dưới sự định đoạt của người mua tại địa điểm đích.
- Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro cho đến khi hàng được dỡ xuống an toàn.
DDP (Delivered Duty Paid) – Giao đã trả thuế:
- Nghĩa vụ của người bán: Tối đa nhất. Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro để đưa hàng đến tận nơi đến của người mua, bao gồm cả việc thông quan và nộp tất cả các loại thuế, phí nhập khẩu.

Nhóm 2: 4 quy tắc chỉ dành riêng cho vận tải ĐƯỜNG BIỂN và ĐƯỜNG THỦY NỘI ĐỊA

Nhóm này thường được sử dụng cho hàng hóa không đóng trong container (hàng rời, hàng siêu trường siêu trọng) được giao trực tiếp lên tàu.

FAS (Free Alongside Ship) – Giao dọc mạn tàu:
- Nghĩa vụ của người bán: Giao hàng bằng cách đặt hàng dọc theo mạn con tàu do người mua chỉ định tại cảng đi.
- Chuyển giao rủi ro: Rủi ro được chuyển giao ngay tại thời điểm đó. Người mua chịu chi phí và rủi ro từ lúc này.
FOB (Free On Board) – Giao trên tàu:
- Nghĩa vụ của người bán: Giao hàng lên trên boong tàu do người mua chỉ định tại cảng đi.
- Chuyển giao rủi ro: Rủi ro được chuyển giao khi hàng hóa đã nằm yên vị trên boong tàu. Đây là một trong những điều kiện phổ biến nhất.
CFR (Cost and Freight) – Tiền hàng và cước phí:
- Nghĩa vụ của người bán: Ký hợp đồng và trả chi phí, cước tàu để đưa hàng đến cảng đích.
- Chuyển giao rủi ro: Tương tự FOB, rủi ro được chuyển giao khi hàng đã lên tàu tại cảng đi, không phải tại cảng đến.
CIF (Cost, Insurance and Freight) – Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí:
- Tương tự CFR, nhưng người bán phải mua thêm bảo hiểm đường biển cho rủi ro của người mua. Theo Incoterms 2020, mức bảo hiểm tối thiểu là Điều khoản C.

So sánh Incoterms 2020 và 2010: Doanh nghiệp cần cập nhật ngay những gì?

Việc so sánh Incoterms 2010 và 2020 là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp không áp dụng những quy tắc đã lỗi thời. Dưới đây là những thay đổi chính.

Thay đổi quan trọng nhất: Từ DAT (Giao tại bến) thành DPU (Giao tại điểm đã dỡ hàng)

Trong Incoterms 2010, điều kiện DAT (Delivered at Terminal) yêu cầu người bán giao hàng và dỡ hàng tại một “bến” (terminal) cụ thể. Tuy nhiên, điều này gây ra sự cứng nhắc.

Incoterms 2020 đã thay thế DAT bằng DPU (Delivered at Place Unloaded). Sự thay đổi này cho phép địa điểm giao hàng có thể là bất kỳ nơi nào (không chỉ là bến) miễn là có khả năng dỡ hàng. Điều này mang lại sự linh hoạt hơn cho cả hai bên.

Mức bảo hiểm khác nhau trong điều kiện CIF và CIP

Đây là một thay đổi quan trọng liên quan đến bảo hiểm hàng hóa:

CIF: Người bán vẫn chỉ cần mua bảo hiểm ở mức tối thiểu (Điều khoản C). Mức này chỉ bảo hiểm cho các rủi ro lớn được liệt kê cụ thể.
CIP: Yêu cầu người bán phải mua bảo hiểm ở mức cao nhất (Điều khoản A). Mức này bảo hiểm cho mọi rủi ro (trừ những điểm loại trừ).

Sự thay đổi này phản ánh thực tế rằng CIP thường được dùng cho hàng hóa có giá trị cao hơn, vận chuyển bằng container.

Các thay đổi khác về an ninh vận tải và khả năng tự vận chuyển

An ninh vận tải: Incoterms 2020 đã bổ sung các nghĩa vụ rõ ràng hơn liên quan đến an ninh trong quá trình vận chuyển cho cả người bán và người mua.
Tự vận chuyển: Trong các điều kiện FCA, DAP, DPU, và DDP, Incoterms 2020 cho phép người mua hoặc người bán có thể sử dụng phương tiện vận tải của chính mình để chuyên chở hàng hóa thay vì phải thuê một bên thứ ba.

Lựa chọn Incoterm thông minh: Chìa khóa tối ưu giao dịch quốc tế

Việc lựa chọn sai Incoterm có thể dẫn đến chi phí phát sinh, giao hàng chậm trễ và thậm chí là tranh chấp pháp lý. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi khuyên khách hàng nên tự hỏi 3 câu sau đây.

3 câu hỏi vàng để chọn đúng Incoterm: Hàng gì, đi đâu, và ai có lợi thế hơn?

Loại hàng hóa và phương thức vận tải là gì? Hàng của bạn có đi container không? Nếu có, hãy ưu tiên sử dụng các quy tắc của Nhóm 1 (FCA, CPT, CIP…) thay vì các quy tắc truyền thống của đường biển như FOB hay CIF.
Kinh nghiệm và khả năng của mỗi bên đến đâu? Ai có khả năng đàm phán cước vận tải tốt hơn? Ai am hiểu thủ tục hải quan tại nước xuất khẩu/nhập khẩu hơn? Nếu người bán có kinh nghiệm và có thể nhận được giá cước tốt, các điều kiện nhóm C (CFR, CIF, CPT, CIP) có thể là lựa chọn tốt.
Mức độ kiểm soát và rủi ro bạn muốn chấp nhận là bao nhiêu? Nếu bạn là người mua và muốn kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng, hãy chọn EXW hoặc FCA. Ngược lại, nếu bạn muốn người bán lo tất cả, DDP là lựa chọn phù hợp.

Ví dụ thực tế: Cùng một lô hàng, chọn FOB, CIF hay DDP sẽ khác nhau thế nào?

Giả sử một doanh nghiệp Việt Nam bán 1 container cà phê cho một nhà rang xay ở Hamburg, Đức.

Chọn FOB Cảng Cát Lái: Doanh nghiệp Việt Nam chỉ cần giao hàng lên tàu tại Cát Lái là hết trách nhiệm. Nhà rang xay Đức phải tự thuê tàu, mua bảo hiểm và lo mọi thủ tục từ đó về Hamburg.
Chọn CIF Cảng Hamburg: Doanh nghiệp Việt Nam phải thuê tàu và mua bảo hiểm cho lô hàng đến tận cảng Hamburg. Rủi ro được chuyển giao tại Cát Lái, nhưng chi phí thì người bán chịu đến Hamburg.
Chọn DDP Kho của nhà rang xay tại Hamburg: Doanh nghiệp Việt Nam phải lo tất cả, từ vận chuyển, bảo hiểm, làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại Đức và giao hàng đến tận kho của người mua. Đây là phương án “trọn gói” cho người mua.

Những sai lầm “chết người” khi áp dụng Incoterms và cách phòng tránh

Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, Tuyền Logistics nhận thấy một số sai lầm phổ biến:

Dùng FOB/CIF cho hàng container: Rủi ro thực tế của hàng container được chuyển giao khi container được giao cho hãng tàu tại bãi (CY), chứ không phải khi nó được cẩu qua lan can tàu. Sử dụng FCA/CIP sẽ phản ánh đúng thực tế hơn.
Ghi địa điểm không cụ thể: Thay vì ghi “FOB Vietnam”, hãy ghi rõ “FOB Cảng Cát Lái, TP.HCM, Việt Nam Incoterms® 2020”. Sự mơ hồ có thể dẫn đến tranh cãi về chi phí phát sinh.
Hiểu sai về điểm chuyển giao rủi ro: Với các điều kiện nhóm C (CIF, CFR, CIP, CPT), người bán trả cước đến cảng đích, nhưng rủi ro lại được chuyển giao ở cảng đi. Nhiều người mua lầm tưởng họ chỉ chịu rủi ro khi hàng đến nơi.

Checklist áp dụng Incoterms vào hợp đồng: Đừng để một sai sót nhỏ phá hỏng cả giao dịch

Để đảm bảo Incoterms được áp dụng đúng cách, hãy luôn kiểm tra checklist sau khi soạn thảo hợp đồng:

✅ Chọn đúng quy tắc: Đảm bảo quy tắc bạn chọn phù hợp với phương thức vận tải và thỏa thuận của hai bên.
✅ Ghi rõ địa điểm/cảng: Luôn ghi kèm một địa điểm hoặc cảng cụ thể nhất có thể. Ví dụ: “DAP, Kho số 5, Khu công nghiệp Sóng Thần, Bình Dương, Việt Nam”.
✅ Ghi rõ phiên bản: Luôn ghi rõ phiên bản Incoterms đang được áp dụng, ví dụ: “Incoterms® 2020”. Điều này tránh nhầm lẫn với các phiên bản cũ hơn như Incoterm 2010.
✅ Kiểm tra lại nghĩa vụ: Đọc lại định nghĩa của quy tắc đã chọn để chắc chắn rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm của mình về chi phí, rủi ro và bảo hiểm.

Nắm vững 11 quy tắc Incoterms không chỉ là kiến thức mà là một lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp chủ động trong đàm phán, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận. Việc hiểu rõ trách nhiệm của mình và đối tác ở đâu chính là nền tảng cho mọi giao dịch quốc tế thành công và bền vững. Đừng để sự mơ hồ về luật chơi cản trở con đường vươn ra biển lớn của bạn.

Bạn vẫn còn phân vân chưa biết nên chọn điều kiện Incoterm nào cho lô hàng sắp tới? Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics để được tư vấn miễn phí và tìm ra giải pháp vận chuyển tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn