MSDS là gì? Giải mã bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất & thủ tục xuất nhập khẩu

MSDS là tấm vé thông hành bắt buộc cho hàng hóa có chứa hóa chất khi xuất nhập khẩu. Vậy MSDS là gì mà lại quan trọng đến vậy? Đây chính là Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất, một tài liệu cung cấp mọi thông tin về sản phẩm, từ thành phần, cách xử lý đến quy trình ứng phó sự cố. Đối với doanh nghiệp, hiểu và có MSDS hợp lệ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là chìa khóa để đảm bảo an toàn, tránh gián đoạn và chi phí phát sinh trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

MSDS là gì? Định nghĩa “tất-cả-trong-một” cho doanh nghiệp

Hiểu một cách đơn giản, MSDS là một tài liệu kỹ thuật chứa đựng thông tin toàn diện về một loại hóa chất hoặc sản phẩm có chứa hóa chất. Nó được tạo ra bởi nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp và là công cụ giao tiếp cốt lõi về các mối nguy hiểm tiềm tàng và các biện pháp an toàn cần thiết.

MSDS là viết tắt của từ gì?

MSDS là viết tắt của cụm từ Tiếng Anh Material Safety Data Sheet, dịch ra Tiếng Việt có nghĩa là Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất. Đây là tên gọi quen thuộc và đã được sử dụng trong nhiều năm trên toàn thế giới.

Vai trò cốt lõi của MSDS trong vận chuyển và xuất nhập khẩu

Trong ngành logistics và chuỗi cung ứng, MSDS không chỉ là một tờ giấy. Nó đóng vai trò sống còn, quyết định sự an toàn và thông suốt của lô hàng:

🛡️ Đảm bảo an toàn lao động: Cung cấp hướng dẫn cho người lao động về cách xử lý, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa an toàn, cũng như các biện pháp sơ cứu hóa chất khi có sự cố.
🚢 Phân loại hàng hóa: Giúp các đơn vị vận chuyển (hãng tàu, hãng bay) xác định hàng hóa có phải là hàng nguy hiểm (Dangerous Goods – DG) hay không, từ đó có phương án vận chuyển phù hợp.
🛂 Hỗ trợ khai báo hải quan: Là chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục xuất nhập khẩu hóa chất, giúp cơ quan hải quan hóa chất xác minh thông tin sản phẩm và đánh giá rủi ro.
🌍 Tuân thủ quy định quốc tế: Đảm bảo lô hàng đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn của các quốc gia và các tổ chức vận tải quốc tế như IATA (hàng không) và IMO (hàng biển).

Phân biệt giữa MSDS và SDS (Safety Data Sheet) – Đâu là tiêu chuẩn cần áp dụng?

Bạn có thể bắt gặp cả hai thuật ngữ MSDS và SDS và tự hỏi chúng khác nhau ở đâu. Về bản chất, cả hai đều là Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất.

Tuy nhiên, Safety Data Sheet (SDS) là phiên bản mới hơn, được tiêu chuẩn hóa theo Hệ thống hài hòa toàn cầu (GHS) về phân loại và ghi nhãn hóa chất. SDS có cấu trúc 16 mục cố định và yêu cầu thông tin nghiêm ngặt hơn, trong khi MSDS cũ có thể có số mục và định dạng khác nhau.

➡️ Lời khuyên từ chúng tôi: Hiện nay, SDS là tiêu chuẩn được công nhận và yêu cầu rộng rãi trên toàn cầu. Khi làm việc với đối tác, doanh nghiệp nên luôn yêu cầu cung cấp SDS để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ cao nhất.

“Soi” chi tiết 16 mục bắt buộc phải có trong một bảng MSDS/SDS hợp lệ

Một Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (SDS) hợp lệ phải bao gồm đầy đủ 16 mục sau. Việc thiếu bất kỳ mục nào cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị từ chối vận chuyển hoặc thông quan.

Mục 1-8: Nhận dạng hóa chất, thành phần, cảnh báo nguy hiểm và biện pháp sơ cứu

Đây là nhóm thông tin cơ bản và quan trọng nhất, giúp nhận diện nhanh sản phẩm và các hành động cần thiết trong trường-hợp khẩn cấp.

Mục 1: Nhận dạng sản phẩm và nhà cung cấp (Tên sản phẩm, số CAS, thông tin liên hệ nhà sản xuất).
Mục 2: Nhận dạng các mối nguy hiểm (Cảnh báo nguy hiểm, biểu tượng GHS).
Mục 3: Thành phần hóa học (Liệt kê các chất và nồng độ).
Mục 4: Biện pháp sơ cứu (Hướng dẫn xử lý khi tiếp xúc với mắt, da, hít phải hoặc nuốt phải).
Mục 5: Biện pháp chữa cháy (Chất chữa cháy phù hợp, nguy cơ cháy nổ hóa chất).
Mục 6: Biện pháp phòng ngừa, ứng phó sự cố (Cách xử lý khi hóa chất bị tràn, rò rỉ).
Mục 7: Sử dụng và lưu trữ (Hướng dẫn lưu trữ hóa chất an toàn).
Mục 8: Kiểm soát phơi nhiễm và bảo hộ cá nhân (Thiết bị bảo hộ cần thiết khi làm việc).

Mục 9-12: Đặc tính lý hóa, độ ổn định, thông tin về độc tính và hệ sinh thái

Nhóm này cung cấp các thông tin khoa học chi tiết về bản chất của hóa chất.

Mục 9: Đặc tính lý hóa (Trạng thái, màu sắc, mùi, pH, điểm sôi…).
Mục 10: Mức độ ổn định và khả năng phản ứng (Các điều kiện cần tránh để không gây phản ứng nguy hiểm).
Mục 11: Thông tin về độc tính (Ảnh hưởng đến sức khỏe con người qua các đường phơi nhiễm).
Mục 12: Thông tin về hệ sinh thái (Tác động của hóa chất đến môi trường).

Mục 13-16: Biện pháp thải bỏ, quy định vận chuyển, thông tin pháp lý và các thông tin khác

Đây là nhóm thông tin liên quan đến tuân thủ quy định và vòng đời cuối cùng của sản phẩm.

Mục 13: Biện pháp thải bỏ (Hướng dẫn xử lý, tiêu hủy hóa chất an toàn).
Mục 14: Quy định về vận chuyển (Số UN, tên vận chuyển phù hợp, nhóm đóng gói, các quy định đặc biệt).
Mục 15: Thông tin pháp lý (Các quy định pháp luật hóa chất trong nước và quốc tế áp dụng).
Mục 16: Các thông tin khác (Ngày ban hành, ngày sửa đổi, các từ viết tắt…).

Khi nào doanh nghiệp của bạn CẦN và BẮT BUỘC phải có MSDS?

Không phải mọi loại hàng hóa đều cần MSDS, nhưng danh sách các mặt hàng bắt buộc lại rộng hơn nhiều người nghĩ. Vậy khi nào cần bảng MSDS?

Hàng hóa nguy hiểm: Hóa chất, pin, nam châm, hàng dễ cháy nổ

Đây là nhóm rõ ràng nhất. Bất kỳ sản phẩm nào được phân loại là hóa chất nguy hiểm, chất lỏng dễ cháy, khí nén, chất ăn mòn, pin lithium, nam châm công nghiệp… đều bắt buộc phải có MSDS/SDS khi vận chuyển. Đây là yêu cầu không thể thiếu để các hãng vận tải đánh giá rủi ro và sắp xếp chuyến đi an toàn.

Mỹ phẩm và thực phẩm chức năng: Tại sao hàng dạng lỏng, bột, kem lại cần MSDS?

Nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi được yêu cầu cung cấp MSDS cho mỹ phẩm hoặc MSDS cho thực phẩm chức năng. Lý do là vì:

Thành phần hóa học: Các sản phẩm này thường chứa cồn, dung môi, hương liệu, hoặc các chất ở dạng khí nén (bình xịt) có thể gây cháy nổ hoặc phản ứng trong điều kiện nhiệt độ, áp suất thay đổi khi vận chuyển bằng đường hàng không.
Dạng sản phẩm: Hàng hóa ở dạng lỏng, gel, kem, bột không thể được xác định bản chất bằng mắt thường. Do đó, các hãng vận chuyển yêu cầu MSDS để xác nhận chúng không phải là chất nguy hiểm trá hình.

Ai là người chịu trách nhiệm làm MSDS? Nhà sản xuất, nhà xuất khẩu hay công ty logistics?

Trách nhiệm chính và cuối cùng trong việc soạn thảo một MSDS chính xác và đầy đủ thuộc về nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp sản phẩm. Họ là người hiểu rõ nhất về thành phần và các thuộc tính nguy hiểm của sản phẩm mình tạo ra.

Nhà xuất khẩu/Người gửi hàng: Có trách nhiệm yêu cầu và nhận MSDS hợp lệ từ nhà sản xuất, sau đó cung cấp cho các bên liên quan.
Công ty logistics: Đóng vai trò tư vấn, kiểm tra tính hợp lệ của MSDS và hướng dẫn chủ hàng hoàn thiện các thủ tục cần thiết. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi thường xuyên hỗ trợ khách hàng rà soát MSDS để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác trước khi trình cho hãng vận chuyển và hải quan.

Checklist hành động: Thủ tục & cách tra cứu MSDS cho lô hàng xuất nhập khẩu

Để quá trình vận chuyển hàng hóa nguy hiểm cần MSDS diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình rõ ràng.

Bước 1: Yêu cầu MSDS từ nhà sản xuất/nhà cung cấp

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Hãy liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất và yêu cầu họ cung cấp bản SDS mới nhất (dưới 3 năm) cho sản phẩm bạn định vận chuyển.

Bước 2: Cách tự tra cứu MSDS online qua số CAS hoặc tên thương mại

Trong trường hợp không liên hệ được nhà sản xuất, bạn có thể thử cách tra cứu MSDS online. Sử dụng tên thương mại của sản phẩm hoặc tốt nhất là số CAS (một mã số định danh duy nhất cho mỗi hợp chất hóa học) để tìm kiếm trên các trang web của nhà sản xuất lớn hoặc các cơ sở dữ liệu hóa chất uy tín.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của MSDS – 5 điểm cần rà soát để tránh bị trả hàng

Một MSDS không hợp lệ sẽ bị từ chối ngay lập tức. Hãy kiểm tra 5 điểm sau:

Ngày hiệu lực: MSDS có quá cũ không (thường yêu cầu trong vòng 3 năm)?
Đầy đủ 16 mục: Có thiếu mục nào trong 16 mục tiêu chuẩn không?
Thông tin nhất quán: Tên sản phẩm, nhà sản xuất trên MSDS có khớp với các chứng từ khác (Invoice, Packing List) không?
Thông tin vận chuyển (Mục 14): Đã có đầy đủ số UN, Proper Shipping Name, Packing Group chưa?
Thông tin liên hệ khẩn cấp: Có số điện thoại để liên hệ 24/7 trong trường hợp xảy ra sự cố không?

Bước 4: Quy trình nộp và khai báo MSDS với hãng vận chuyển và hải quan

Sau khi đã có MSDS hợp lệ, bạn cần nộp nó cùng với các chứng từ khác cho hãng vận chuyển để họ kiểm tra và chấp nhận đặt chỗ. Khi hàng đến cảng/sân bay, MSDS cũng sẽ được trình cho cơ quan hải quan trong bộ hồ sơ khai báo.

Việc chuẩn bị MSDS/SDS không còn là một thủ tục giấy tờ phức tạp mà là một bước đi chiến lược, đảm bảo an toàn cho con người, hàng hóa và sự thông suốt của cả chuỗi cung ứng. Nắm vững các quy định về MSDS là gì và các yêu cầu liên quan giúp doanh nghiệp chủ động đối mặt với các yêu cầu kiểm tra, giảm thiểu rủi ro pháp lý và xây dựng uy tín là một đối tác chuyên nghiệp, đáng tin cậy trên thị trường quốc tế.

Lô hàng của bạn đang gặp khó khăn với thủ tục MSDS? Hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics qua số điện thoại 08.65.79.09.02 hoặc email Sales5.hcm@atasia.vn để được tư vấn và cung cấp giải pháp trọn gói, đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng và an toàn.